Dalam melaksanakan tugas dan memberikan pelayanan kepada masyarakat, Pemerintah Kabupaten Hulu Sungai Selatan berkomitmen untuk tidak menerima suap dan/atau gratifikasi dalam bentuk apa pun.

Jenis-Jenis Pelayanan Kearsipan

1. Permohonan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Retensi Sekurang-Kurangnya 10 Tahun

Kegiatan penyerahan arsip statis sebagai bagian dari upaya penyelamatan, pengelolaan, dan pelestarian arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan. Penyerahan arsip dilaksanakan secara resmi kepada lembaga kearsipan untuk menjamin keamanan, keterawatan, serta keberlanjutan akses terhadap arsip sebagai sumber informasi dan memori kelembagaan.

2. Pelatihan Dan Bimbingan Teknis Kearsipan

Kegiatan Sosialisasi/Pemantapan Penerapan Peraturan Bupati Hulu Sungai Selatan Nomor 10 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas dilaksanakan sebagai upaya meningkatkan pemahaman dan keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan perangkat daerah.
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada seluruh peserta mengenai ketentuan, tata cara, dan mekanisme penyusunan, pengelolaan, serta penggunaan naskah dinas sesuai dengan peraturan yang berlaku. Selain itu, kegiatan ini menjadi sarana untuk melakukan pemantapan terhadap penerapan tata naskah dinas agar pelaksanaan administrasi pemerintahan dapat berjalan secara tertib, efektif, efisien, dan akuntabel.
Dalam pelaksanaannya, peserta diberikan penjelasan mengenai ketentuan-ketentuan dalam Peraturan Bupati Hulu Sungai Selatan Nomor 10 Tahun 2024, termasuk jenis, format, kewenangan penandatanganan, penggunaan bahasa, serta tata cara penyusunan naskah dinas. Kegiatan juga diisi dengan diskusi dan tanya jawab terkait permasalahan yang dihadapi dalam penerapan tata naskah dinas di masing-masing unit kerja.
Melalui kegiatan sosialisasi/pemantapan ini diharapkan seluruh perangkat daerah dapat menerapkan Tata Naskah Dinas secara konsisten dan sesuai ketentuan, sehingga tercipta tertib administrasi pemerintahan serta mendukung peningkatan kualitas pelayanan dan penyelenggaraan pemerintahan di Kabupaten Hulu Sungai Selatan.

3. Peminjaman Arsip

Peminjaman arsip adalah proses mengeluarkan dokumen atau arsip dari tempat penyimpanannya untuk digunakan sementara waktu oleh pihak yang berwenang, dengan kewajiban untuk mengembalikannya dalam keadaan utuh dan tepat waktu.
Tahap-Tahap Prosedur Peminjaman Arsip
  • Pengajuan Permohonan: Peminjam mengajukan permintaan (lisan atau tertulis) serta menyerahkan surat tugas/pengantar dan identitas diri (KTP).
  • Persetujuan: Petugas atau pejabat berwenang (seperti Kepala Dinas/Kabid Kearsipan) meneliti dan menyetujui formulir peminjaman.
  • Pencarian dan Penyiapan Arsip: Arsiparis mencari nomor dan lokasi arsip di daftar arsip, lalu mengambil fisik dokumen di ruang penyimpanan.
  • Pengisian Buku Peminjaman / Formulir: Mencatat ke dalam Buku Registrasi / Buku Peminjaman Arsip.
  • Pemanfaatan: Arsip umumnya dibaca atau digunakan di ruang baca khusus (jika berupa arsip statis) atau dapat dibawa keluar dalam batas waktu tertentu.
  • Pengembalian: Peminjam mengembalikan arsip tepat waktu, petugas memeriksa keutuhan dokumen, lalu menutup catatan peminjaman.

4. Pengelolaan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi

Kegiatan pendampingan penggunaan aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) ini dilaksanakan sebagai upaya meningkatkan pemahaman dan keterampilan pegawai dalam pengelolaan administrasi dan persuratan secara elektronik.
Kegiatan berlangsung dalam bentuk pemaparan materi, praktik penggunaan aplikasi, serta pendampingan secara langsung kepada peserta. Materi pendampingan meliputi pengenalan fitur SRIKANDI, proses pembuatan dan pengiriman naskah dinas elektronik, pengelolaan surat masuk dan surat keluar, serta tata kelola arsip secara digital.

5. Layanan Reproduksi Arsip

Layanan Reproduksi arsip,  proses penggandaan alih media dengan alat scannaer untuk menjaga agar isi dan data dalam arsip tetap utuh meskipun fisik arsip aslinya mengalami kerusakan

6. Layanan Restorasi Arsip

Layanan Restorasi arsip melalui preservasi preventif ( pencegahan ) dengan Metode  Encapsulasi arsip untuk melestarikan Dokumen fisik dengan cara melapisi atau mengemasnya menggunakan bahan pelindung transparan, seperti plastic polyester atau mika dan perekat khusus seperti Double tape di sekeliling tepi dokumen tanpa menempel lem secara langsung ke permukaan kertas, sehingga tidak merusak fisik atau teks aslinya.

Scroll to Top