Kandangan – Dalam rangka mewujudkan tata kelola kearsipan yang akuntabel, efisien, dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Hulu Sungai Selatan menggelar Rapat Penilaian Arsip Kepegawaian untuk kurun waktu tahun 1973 sampai dengan 2003. Kegiatan penting ini dilaksanakan di Aula Depo Arsip Dispersip Kabupaten Hulu Sungai Selatan dengan menerapkan standar operasional prosedur kearsipan yang ketat.
Rapat strategis ini dipimpin langsung oleh Pimpinan Unit Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, serta didampingi secara melekat oleh para Pimpinan Unit Pengolah dari masing-masing bidang di lingkungan instansi terkait. Kehadiran para pimpinan unit pengolah ini krusial untuk memastikan bahwa setiap berkas yang dinilai mendapatkan verifikasi faktual dan kontekstual dari unit yang memproduksi atau mengelola arsip tersebut.
Agenda utama rapat berfokus pada pemeriksaan, pemilahan, dan penilaian nilai guna (substansi) terhadap ribuan berkas dokumen kepegawaian yang telah memasuki usia retensi tertentu. Penilaian ini berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku, guna menentukan nasib akhir berkas dokumen—apakah dikategorikan sebagai arsip statis yang wajib dipermanenkan karena memiliki nilai kesejarahan (memori kolektif daerah), atau dinyatakan musnah karena telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna primer maupun sekunder.
Dalam arahannya, Pimpinan Unit Kearsipan menekankan bahwa arsip kepegawaian periode 1973–2003 merupakan dokumen historis yang sangat berharga karena merekam jejak pengabdian dan perjalanan birokrasi para aparatur sipil negara di Kabupaten Hulu Sungai Selatan selama tiga dekade. Oleh karena itu, proses penilaian harus dilakukan dengan ketelitian tingkat tinggi, objektif, dan penuh kehati-hatian agar tidak terjadi kesalahan dalam penyusunan rekomendasi akhir.
Sinergi antara Unit Kearsipan selaku pembinanya dan Unit Pengolah selaku pemilik materi berjalan sangat interaktif selama rapat berlangsung. Masing-masing Kepala Bidang selaku Pimpinan Unit Pengolah memberikan justifikasi teknis dan analisis risiko terhadap berkas-berkas di bidangnya sebelum status akhir arsip tersebut disepakati bersama. Hasil dari rapat penilaian ini nantinya akan dituangkan ke dalam Berita Acara Penilaian Arsip yang dilengkapi dengan Daftar Arsip Usul Musnah atau Daftar Arsip Usul Serah (Statis). Langkah ini menjadi bagian dari komitmen berkelanjutan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Hulu Sungai Selatan dalam melakukan penyusutan arsip secara sistematis, sekaligus mengoptimalkan kapasitas ruang simpan di Depo Arsip Daerah demi efisiensi birokrasi yang lebih baik.